remboursement des frais du télétravail par l'employeur

Pendant le confinement, le recours massif du télétravail a pu occasionné des dépenses supplémentaires pour les salariés. Au sein de certains CSE, la question du  remboursement par l'employeur des frais des télétravailleurs a été porté en discussion .  De plus,   des  diagnostics portant sur le télétravail   constatent que travailler chez soi   comporte  des risques pour la santé. Cette situation est générée par l'absence  d'équipements adaptés . Par exemple, une augmentation de stress a été observé chez les travailleurs dont le domicile  était dépourvu d'une connexion internet de qualité. Des cervicalgies ou des maux de dos sont apparus chez ceux  ne disposant pas de  matériel et de mobilier appropriés.

En somme, bien vivre le télétravail nécessite d'avoir un environnement physique de travail confortable : siège ergonomique, double écran, etc.  Mais, cela représente un coût. Quel est son montant ? A qui  incombe le financement  des dépenses engagées par le télétravailleur ? A l'employeur ou au salarié ? 

1 - Quel est le coût du télétravail  ?

 En 2012, une étude réalisée par Greenworking et remise au  Ministère de l'Industrie estime le coût moyen de la mise en place du télétravail à 1 370 €. Les dépenses potentielles pour le salarié comportent notamment :

  • le mobilier et le matériel si non  fournis par l'employeur (deuxième écran, siège ergonomique, imprimante, etc. )
  • la consommation énergétiques (chauffage, électricité, internet, etc.)
  • l'assurance en cas extension du contrat d'assurance multirisques habitation

2 - A qui incombe le financement des dépenses engagées par le télétravailleur ?

Dispositions non prévues dans le code du travail

Sauf si un accord collectif ou une charte le mentionne, depuis le 24 septembre 2017, le code du travail ne prévoit plus la prise en charge les frais liés au télétravail par l'employeur. De plus, dans les questions/réponses du Ministère du travail relatif au télétravail dans le cadre du confinement, il est stipulé que l'employeur  n'est pas tenu de verser à  son salarié une indemnité de télétravail destinée à lui rembourser des frais découlant du télétravail, sauf si un accord ou une charte d'entreprise le prévoit. Néanmoins, il est précisé que l'employeur doit fournir un ordinateur. 

Prise en charge par l'employeur  prévue par l'ANI du 19 juillet 2005 

Toutefois, l'article 7 de l'accord national interprofessionnel du 19 juillet 2005 relatif au télétravail mentionne : "Sous réserve lorsque le télétravail s'exerce à domicile, de la conformité des installations électriques et des lieux de travail, l'employeur fournit, installe et entretient les équipements nécessaires au télétravail. Si, exceptionnellement, le télétravailleur utilise son propre équipement, l'employeur en assure l'adaptation et l'entretien" 

Indemnisations des frais pour la jurisprudence  et l'URSSAF 

Par ailleurs, selon la jurisprudence, l'employeur doit l'indemniser  la sujétion particulière et les frais engendrés par l'occupation à titre professionnel de son domicile dès lors qu'il est tenu de travailler à son domicile, d'y installer ses dossiers et ses instruments de travail, (cass. soc. 12 décembre 2012, N°11-20502, BC V n°339 ; cass. soc. 8 novembre 2017, N°16-18501 FSPB)

En outre, l'URSSAF conseille de résoudre avant le début du télétravail toutes les questions relatives aux équipements de travail, à la responsabilité et aux coûts. A ce titre, elle rappelle : Si le télétravail est réalisé régulièrement, l’employeur couvre les coûts directement causés par ce travail, en particulier ceux liés aux communications.

Les  divergences  des différentes sources apportent de l’ambiguïté. C'est la raison pour laquelle , il est nécessaire    de porter la question en débat  au sein du CSE. Pour ce faire, les élus peuvent s'appuyer sur les dispositions prévues par l'URSSAF (voir ci-après) en matière d'exonérations de charges sociales liées au remboursement des dépenses du télétravail par l'employeur. En conséquence de quoi, la conclusion d'un accord ou une charte d'entreprise peut aboutir et prévoir des clauses en matière de prise en charge par l'employeur des frais découlant du télétravail. 

Dans les entreprises dotées d'un ou plusieurs délégués syndicaux, un accord d'entreprise relatif au télétravail  peut être conclu. En revanche, en absence de délégués syndicaux,  les élus peuvent être amenés à négocier un accord d'entreprise sur le télétravail. 

Règles d'exonération des charges sociales relatives au remboursement des dépenses du télétravail par  l'employeur (URSSAF)

Le remboursement des frais engagé par le télétravailleur peut être établi sur la base de justificatifs des dépenses ou sur une base forfaitaire selon des règles fixées par l'URSSAF ou selon les règles fixées par la circulaire du ministère des affaires sociales et du travail du 7 janvier 2002.

Allocations forfaitaires sans justificatifs

L'URSSAF tolère que l'employeur puisse rembourser les dépenses engagés par le télétravailleur sous forme d'allocations forfaitaires mensuelles exonérées de cotisations sociales sans justificatif. La limite d'exonération est en fonction du nombre de jours par semaine de télétravail (voir tableau ci-après).

Nombre de jours de télétravail par semaine  Allocations forfaitaires exonérées par mois
1 10 €
2 20 €
3 30 €
4 40 €
5 50 €

 

 

En cas de prise en charge par l'employeur au-delà de ces limites ci-dessus, des justificatifs des dépenses engagées sont nécessaires pour prétendre à une exonération des cotisations sociales. 

Circulaire du ministère des affaires sociales, du travail et de la solidarité 

La circulaire fixe l'évaluation des frais pour trois catégories de dépenses  à savoir :

  • Les frais fixes et variable liés à la mise à disposition d'un local privé pour un usage professionnel ;
  • Les frais liés à l'adaptation d'un local spécifique ;
  • Les frais de matériel informatique, de connexion et de fournitures diverses. 

Le tableau ci-après mentionne le montant de la prise en charge par l'employeur des frais engagés par le télétravailleur (extrait du tableau de la circulaire)

Nature des frais Règles d' exonération de cotisations sociales 
Frais fixes
  •  Loyer ou valeur locative brute au prorata de la superficie dédiée à l'usage professionnel
  • Taxe d'habitation
  • Taxe foncière
  • Charge de copropriété
  • Assurance multi-risques habitation
Quote-part des frais fixes réellement supportés au titre du local affecté à usage professionnel (au prorata de la superficie totale de l'habitation principale).

Exemple :

  • Superficie totale d'un appartement : 70 m2
  • Surface affectée à l'usage professionnel : 10 m2
  • Loyer + prime d'assurance par mois  : 800 €
  • Évaluation des frais : 800 €/70 m2  X 10 m2 =  = 114 €
Frais variables
  • Electricité
  • Chauffage
Quote-part des frais variables réellement supportés au titre du local affecté à usage professionnel
Dépenses d'acquisition de mobilier
  • Bureau
  • Fauteuil ergonomique
  • Étagères, meubles de rangement
  • Lampe de bureau
Remboursement dans la limite de 50 % de la dépense réelle sur justificatifs
Frais liés à l'adaptation du local
  • Diagnostic de conformité  électrique
  • Installation de prises (téléphoniques, électriques, etc.)
  • Mise en conformité avec la législation du travail
Valeur réelle sur présentation de facture
Matériels informatiques et périphériques
  • Ordinateur
  • Imprimante
Remboursement dans la limite de 50 % de la dépense réelle sur justificatifs
Consommables
  • Ramettes de papier
  • Cartouches d'encre
Valeur réelle sur présentation de facture
Frais de connexion au réseau téléphonique et frais d'abonnement
  • Téléphone
  • Internet
Remboursement sur présentation des justificatifs de frais

 

Quid du remboursement des frais occasionnés par le télétravail ?