remboursement des frais du télétravail par l'employeur

Quid du remboursement des frais occasionnés par le télétravail ?

Pendant le confinement, le recours massif du télétravail a pu occasionné des dépenses supplémentaires pour les salariés. Au sein de certains CSE, la question du  remboursement par l'employeur des frais des télétravailleurs a été porté en discussion .  De plus,   des  diagnostics portant sur le télétravail   constatent que travailler chez soi   comporte  des risques pour la santé. Cette situation est générée par l'absence  d'équipements adaptés . Par exemple, une augmentation de stress a été observé chez les travailleurs dont le domicile  était dépourvu d'une connexion internet de qualité. Des cervicalgies ou des maux de dos sont apparus chez ceux  ne disposant pas de  matériel et de mobilier appropriés.

En somme, bien vivre le télétravail nécessite d'avoir un environnement physique de travail confortable : siège ergonomique, double écran, etc.  Mais, cela représente un coût. Quel est son montant ? A qui  incombe le financement  des dépenses engagées par le télétravailleur ? A l'employeur ou au salarié ? 

1 - Quel est le coût du télétravail  ?

 En 2012, une étude réalisée par Greenworking et remise au  Ministère de l'Industrie estime le coût moyen de la mise en place du télétravail à 1 370 €. Les dépenses potentielles pour le salarié comportent notamment :

  • le mobilier et le matériel si non  fournis par l'employeur (deuxième écran, siège ergonomique, imprimante, etc. )
  • la consommation énergétiques (chauffage, électricité, internet, etc.)
  • l'assurance en cas extension du contrat d'assurance multirisques habitation

2 - A qui incombe le financement des dépenses engagées par le télétravailleur ?

Dispositions non prévues dans le code du travail

Sauf si un accord collectif ou une charte le mentionne, depuis le 24 septembre 2017, le code du travail ne prévoit plus la prise en charge les frais liés au télétravail par l'employeur. De plus, dans les questions/réponses du Ministère du travail relatif au télétravail dans le cadre du confinement, il est stipulé que l'employeur  n'est pas tenu de verser à  son salarié une indemnité de télétravail destinée à lui rembourser des frais découlant du télétravail, sauf si un accord ou une charte d'entreprise le prévoit. Néanmoins, il est précisé que l'employeur doit fournir un ordinateur. 

Prise en charge par l'employeur  prévue par l'ANI du 19 juillet 2005 

Toutefois, l'article 7 de l'accord national interprofessionnel du 19 juillet 2005 relatif au télétravail mentionne : "Sous réserve lorsque le télétravail s'exerce à domicile, de la conformité des installations électriques et des lieux de travail, l'employeur fournit, installe et entretient les équipements nécessaires au télétravail. Si, exceptionnellement, le télétravailleur utilise son propre équipement, l'employeur en assure l'adaptation et l'entretien" 

Indemnisations des frais pour la jurisprudence  et l'URSSAF 

Par ailleurs, selon la jurisprudence, l'employeur doit l'indemniser  la sujétion particulière et les frais engendrés par l'occupation à titre professionnel de son domicile dès lors qu'il est tenu de travailler à son domicile, d'y installer ses dossiers et ses instruments de travail, (cass. soc. 12 décembre 2012, N°11-20502, BC V n°339 ; cass. soc. 8 novembre 2017, N°16-18501 FSPB)

En outre, l'URSSAF conseille de résoudre avant le début du télétravail toutes les questions relatives aux équipements de travail, à la responsabilité et aux coûts. A ce titre, elle rappelle : Si le télétravail est réalisé régulièrement, l’employeur couvre les coûts directement causés par ce travail, en particulier ceux liés aux communications.

Les  divergences  des différentes sources apportent de l’ambiguïté. C'est la raison pour laquelle , il est nécessaire    de porter la question en débat  au sein du CSE. Pour ce faire, les élus peuvent s'appuyer sur les dispositions prévues par l'URSSAF (voir ci-après) en matière d'exonérations de charges sociales liées au remboursement des dépenses du télétravail par l'employeur. En conséquence de quoi, la conclusion d'un accord ou une charte d'entreprise peut aboutir et prévoir des clauses en matière de prise en charge par l'employeur des frais découlant du télétravail. 

Dans les entreprises dotées d'un ou plusieurs délégués syndicaux, un accord d'entreprise relatif au télétravail  peut être conclu. En revanche, en absence de délégués syndicaux,  les élus peuvent être amenés à négocier un accord d'entreprise sur le télétravail. 

Règles d'exonération des charges sociales relatives au remboursement des dépenses du télétravail par  l'employeur (URSSAF)

Le remboursement des frais engagé par le télétravailleur peut être établi sur la base de justificatifs des dépenses ou sur une base forfaitaire selon des règles fixées par l'URSSAF ou selon les règles fixées par la circulaire du ministère des affaires sociales et du travail du 7 janvier 2002.

Allocations forfaitaires sans justificatifs

L'URSSAF tolère que l'employeur puisse rembourser les dépenses engagés par le télétravailleur sous forme d'allocations forfaitaires mensuelles exonérées de cotisations sociales sans justificatif. La limite d'exonération est en fonction du nombre de jours par semaine de télétravail (voir tableau ci-après).

Nombre de jours de télétravail par semaine  Allocations forfaitaires exonérées par mois
1 10 €
2 20 €
3 30 €
4 40 €
5 50 €

 

 

En cas de prise en charge par l'employeur au-delà de ces limites ci-dessus, des justificatifs des dépenses engagées sont nécessaires pour prétendre à une exonération des cotisations sociales. 

Circulaire du ministère des affaires sociales, du travail et de la solidarité 

La circulaire fixe l'évaluation des frais pour trois catégories de dépenses  à savoir :

  • Les frais fixes et variable liés à la mise à disposition d'un local privé pour un usage professionnel ;
  • Les frais liés à l'adaptation d'un local spécifique ;
  • Les frais de matériel informatique, de connexion et de fournitures diverses. 

Le tableau ci-après mentionne le montant de la prise en charge par l'employeur des frais engagés par le télétravailleur (extrait du tableau de la circulaire)

Nature des frais Règles d' exonération de cotisations sociales 
Frais fixes
  •  Loyer ou valeur locative brute au prorata de la superficie dédiée à l'usage professionnel
  • Taxe d'habitation
  • Taxe foncière
  • Charge de copropriété
  • Assurance multi-risques habitation
Quote-part des frais fixes réellement supportés au titre du local affecté à usage professionnel (au prorata de la superficie totale de l'habitation principale).

Exemple :

  • Superficie totale d'un appartement : 70 m2
  • Surface affectée à l'usage professionnel : 10 m2
  • Loyer + prime d'assurance par mois  : 800 €
  • Évaluation des frais : 800 €/70 m2  X 10 m2 =  = 114 €
Frais variables
  • Electricité
  • Chauffage
Quote-part des frais variables réellement supportés au titre du local affecté à usage professionnel
Dépenses d'acquisition de mobilier
  • Bureau
  • Fauteuil ergonomique
  • Étagères, meubles de rangement
  • Lampe de bureau
Remboursement dans la limite de 50 % de la dépense réelle sur justificatifs
Frais liés à l'adaptation du local
  • Diagnostic de conformité  électrique
  • Installation de prises (téléphoniques, électriques, etc.)
  • Mise en conformité avec la législation du travail
Valeur réelle sur présentation de facture
Matériels informatiques et périphériques
  • Ordinateur
  • Imprimante
Remboursement dans la limite de 50 % de la dépense réelle sur justificatifs
Consommables
  • Ramettes de papier
  • Cartouches d'encre
Valeur réelle sur présentation de facture
Frais de connexion au réseau téléphonique et frais d'abonnement
  • Téléphone
  • Internet
Remboursement sur présentation des justificatifs de frais

 

formation élus CSE

COVID-19 : Attributions et moyens du CSE

Crise sanitaire ! Qu'est-ce que cela change pour les élus du CSE ?

CSE et  Covid-19 ! Est-ce que les attributions et les moyens du CSE  sont impactés ? Tout d'abord, la loi impose à l'employeur d'assurer la sécurité et de protéger la santé physique et mentale des travailleurs. Pour ce faire, l'employeur met en place des mesures de prévention, des actions d’information et de formation ainsi que des moyens adaptés. Quant au CSE, il  contribue à promouvoir la santé, la sécurité et les conditions de travail en notamment lui proposant des mesures de prévention et en l'alertant en cas de danger. 

Dans ce contexte de crise sanitaire, les élus du CSE jouent un rôle majeur dans la prévention des risques de contamination. Il sont, en autres,  amenés  à :
- Intervenir dans la procédure d’actualisation du document unique et être consulté sur sa mise à jour  ;
- Être consulté  en cas de modification importante de l'organisation du travail ;
- Présenter à l’employeur les réclamations individuelles et collectives ;
- Alerter l’employeur en cas de danger grave et imminent.

A - Intervention du CSE   dans la procédure d’actualisation du DUER

Face une situation exceptionnelle d’une extrême gravité, le ministère du travail demande aux employeurs de procéder à une réévaluation des risques professionnels. Il  va s'agir de  réduire au maximum les risques de contagion sur les lieux de travail et à l’occasion du travail. Par ailleurs, le comité social et économique et le service de santé au travail interviennent dans la procédure d’actualisation du DUER. En outre, l’évaluation des risques professionnels doit être portée à la connaissance des salariés

Le ministère du travail souligne que « les représentants du personnel, en particulier, les représentants de proximité et le CSE sont bien placés pour aider à identifier les situations à risque au quotidien et la faisabilité réelle des actions que l’employeur envisage de mettre en œuvre".

1. Évaluation des risques professionnels

L'évaluation des risques  consiste à repérer les risques de contamination  dans les différentes unités de travail de l’entreprise.  Elle s'effectue en tenant compte du travail réel. En d'autres termes, c'est connaître comment les personnes exécutent leur travail et   les aléas et les dysfonctionnements auxquelles elles sont confrontées. Bien entendu, l'évaluation des dangers concerne également  les risques collatéraux : fatigue supplémentaire,  stress, anxiété, etc.  

En temps normal, l'analyse de l'activité utilise des méthodes d'observation et d'interview.  Avec le risque aigu de contagion,  il convient d'utiliser d’autres modes de communication : téléphone, SMS, mail, envoi de questionnaire, etc. 

2. Élaboration du programme de prévention

Le ministère du travail rappelle que le CSE est associé au programme de prévention. A ce titre, il  rend un avis.  Le comité possède toute latitude pour apprécier l’efficacité des mesures de prévention envisagée par l’employeur. Par conséquence, Il propose les mesures de prévention supplémentaires qui lui semble utiles et nécessaires. Le refus de l'employeur d’en tenir compte, doit être motivé.

Le programme de prévention est établi en se basant sur l’évaluation des risques professionnels réalisée en amont. Les fiches conseils métiers publiées par le ministère du travail fournissent des recommandations devant  être appliquées et adaptées en fonction des environnements particuliers de travail.

3. Suivi de l’application des mesures de prévention

 Une vigilance est recommandée pour repérer les dysfonctionnements dans la mise en pratique des mesures de prévention. Ainsi, les élus pourront proposer à l’employeur  les mesures de réajustements nécessaires. C'est la raison pour laquelle, ils maintiendront des contacts réguliers avec leurs collègues pour connaître comme cela se passe concrètement sur le terrain. Par exemple, échanger avec eux  sur les dangers auxquels ils sont exposés,  les moyens mis à leur disposition  et  les difficultés : augmentation des cadences, manque de protection individuelle, absence d'affichage des mesures et gestes barrières à destination du public, etc. 

B - Consultation du CSE  en cas de modification  importante de l'organisation du travail 

Face à l’urgence de la situation et à la difficulté de réunir les représentants du personnel, est-ce que l’employeur peut passer outre la consultation des élus ?  La réponse est non. L’employeur doit toujours recueillir l’avis du CSE dans les cas prévus par le code du travail notamment lors de  tout aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail, mais les modalités de consultation du CSE ont été modifiées temporairement au regard de l'urgence et de la gravité de la situation. Ainsi,  l'employeur peut prendre des mesures conservatoires d'organisation du travail, en cas d'urgence, et consulter ensuite le CSE. En définitive, le CSE rend toujours un avis mais après la décision de l'employeur

Modification temporaire des délais relatifs à la consultation et l'information du CSE 

Les délais du CSE  pour rendre son avis relatif  aux décisions de l'employeur  portant sur les mesures  concernant les  conséquences économiques, financières et sociales de la propagation de l'épidémie de covid 19 sont fixés à  8 jours en l'absence d'expert, 11 jours en cas de recours à un expert (12 jours pour le comité central) et 12 jours en cas d'intervention d'une ou plusieurs expertises dans le cadre de consultation se déroulant à la fois au niveau du comité central et d'un ou plusieurs établissements. (Décret n°2020-508 du 2 mai 2020).

 

C - Présenter les réclamations individuelles et collectives

En cas de non-respect du droit du travail, le CSE présente à l'employeur les  réclamations individuelles et collectives  : dépassement de la durée maximale quotidienne du travail, durée du repos quotidien inférieur à 11 heures, etc. .

D - Alerter en cas de danger grave et imminent

Si l’employeur s’abstient de tenir compte des  recommandations du ministère du travail, les salariés peuvent se retrouver exposés à un danger grave et imminent.
Dans le contexte de pandémie, il peut s’agir  d’une organisation du travail n'intégrant pas les mesures et les gestes barrières. Par exemple : impossibilité de maintenir une distance sociale minimale de 1 mètre, absence de protections individuelles, etc. 

Si un élu au CSE constate l’existence d’un danger grave et imminent notamment par l’intermédiaire d’un travailleur, il alerte immédiatement l’employeur. Ce dernier doit procéder immédiatement à une enquête avec le représentant du personnel. Le danger grave et imminent est consigné dans le registre spécial prévu à cet effet. En cas de divergence sur la réalité du danger ou sur les mesures à prendre, l’employeur réunit dans les 24 heures le CSE et informe l’inspecteur du travail et le contrôleur de la CARSAT ou de la CRAMIF. A défaut d’accord entre l’employeur et la majorité du CSE sur les mesures à prendre et les conditions d’exécution, l’employeur saisit immédiatement l’inspecteur du travail.

E - Moyens du CSE 

1 - Heures de délégation

En cas d’activité partielle (ou chômage partiel), le mandat d’un représentant du personnel au CSE n’est pas suspendu. En conséquence, il se poursuit normalement (L.3123-4 CT). De plus, l’activité partielle n’a aucune incidence sur le nombre d’heures de délégation dont dispose un représentant du personnel.
Par principe, le crédit d’heures mensuel fixé par le code du travail ou un accord d’entreprise ne peut pas être dépassé, sauf en cas de circonstances exceptionnelles prévues par le code du travail (L.2315-7 CT). Dans cette situation inédite avec des impacts importants en SSCT, les élus au CSE peuvent avoir un  surcroît inhabituel  d’activités et démarches justifiant un dépassement de leur crédit d’heures mensuel.

2 - Réunions du CSE

Des réunions extraordinaires peuvent être organisées à l’initiative de l’employeur. Par ailleurs, deux élus peuvent demander une réunion  relative à des questions relatives à la santé et la sécurité.

Recours à la visioconférence, à la conférence téléphonique voire la messagerie instantanée 

Avec le risque de contamination, il est difficile de réunir le CSE dans une salle. C’est pourquoi, l’usage de la visioconférence voire de la conférence téléphonique est possible, après que l'employeur en a informé les membres du comité. En cas d'impossibilité de recourir à la visioconférence ou à la conférence téléphonique, l'ordonnance du 1er avril 2020 autorise l'utilisation de la messagerie instantanée pour l'ensemble des instances représentatives du personnel. Un décret est nécessaire pour fixer les conditions de recours à la conférence téléphonique et à la messagerie instantanée.

Le procès-verbal du CSE retrace les échanges entre la direction et les représentants du personnel. Face aux enjeux des risques de contagion, il convient de bien mentionner par écrit les réponses de l’employeur relatives aux préconisations des élus et/ou du médecin du travail et aux des réclamations individuelles des salariés.

Période de pandémie
Actions et démarches  des élus

  • Maintenir un contact régulier avec les collègues pour connaître leurs préoccupations ;
  • Organiser des visio-conférences pour les maintenir informés de l’actualité de l’entreprise (mesures prises, actions des élus, etc.) et répondre à leurs questions ;
  •  Actualiser, suivre  l’application pratique des mesures de prévention et proposer des réajustements ;
  • Alerter   la direction  sur les dangers voir les DGI, les contraintes et les difficultés auxquels sont exposés les travailleurs ;
  • Rechercher et proposer à l’employeur des actions de prévention ;
  • Vérifier si l’employeur applique  les recommandations du ministère du travail (affichage, mesures et gestes barrières, etc. ) ;
  • Vérifier si les collègues disposent de moyens suffisants face au risque de contagion ; 
  • Tenir un journal de bord  des faits marquants : réunions extraordinaires, DGI, plaintes des salariés, etc. 

 

 

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Covid 19 : Faut-il consulter le CSE ?

Crise sanitaire : qu'est-ce que cela change pour les consultations du CSE ?

Face à l’urgence de la situation et à la difficulté de réunir les représentants du personnel, est-ce que l’employeur peut passer outre la consultation des élus en cas de mise en place du chômage partiel, d'augmentation des durées maximales du travail,  de la réduction de la durée minimale de repos et le recours massif au télétravail ? La réponse est non. L’employeur doit toujours recueillir l’avis du CSE dans les cas prévus par le code du travail, mais les modalités de consultation du CSE ont été modifiées : l'employeur peut prendre des mesures conservatoires d'organisation du travail, en cas d'urgence, et consulter ensuite le CSE. 

Principes généraux de consultation 

La loi impose à l’employeur de consulter le comité notamment en cas  :

  • De modification des conditions de travail notamment la durée du travail ;
  • De modification importante d'organisation du travail ;
  • Plan annuel de prévention des risques professionnels.

En temps normal, les modalités de consultations sont régies par les règles suivantes :

  • Les décisions de l’employeur sont précédées de la consultation du CSE ;
  • Le CSE dispose d’un examen suffisant et d’informations précises et écrites transmises ou mise à la disposition par l’employeur.
  • Le CSE doit être informé de la tenue de la réunion au cours de laquelle il est consulté au moins 3 jours à l’avance.

Les  demandes d’autorisation administratives aux autorités de contrôle prévue par des dispositions légales  doivent  toujours être accompagnées par l’avis du CSE, s’il existe.

Crise sanitaire : Dérogations temporaires et exceptionnelles

Les ordonnances liées à la crise sanitaire prévoient des mesures dérogatoire en matière d’application de droit des relations collectives du travail. Si l’urgence l’exige, l’employeur peut prendre des mesures conservatoires avant d’avoir consulté le comité par exemple pour appliquer la fermeture immédiate , application  des commerces non essentiels. En somme, la consultation du CSE se déroule  a posteriori , mais demeure toujours obligatoire
Pour éviter les contacts physiques, le recours à la visioconférence est préconisé.

En fonction de critères définis par les ordonnances et par décrets, des modifications de consultation du CSE sont prévues notamment en cas de mise en place de l’activité partielle, d’une modification des  durées maximales du travail et des repos, et du recours massif au télétravail.
Théoriquement, ces mesures cesseront de produire leurs effets au 31 décembre 2020.

Activité partielle (chômage partiel)

En cas de recours au chômage partiel (R.5122-1CT), l’employeur doit  consulter le CSE. Pour transmettre l’avis de l'instance à l'autorité de contrôle, il dispose d’un délai de deux mois à compter de la demande préalable d'autorisation d'activité partielle. (R.5122-2 CT). L’employeur doit préciser dans sa demande préalable, la date de consultation des élus.  Par ailleurs, l’employeur doit informer le CSE de la décision de l’administration concernant sa demande de recours à l’activité partielle (R.5122-4 CT).
La demande d’autorisation d’activité partielle doit préciser :

  • le motif de recours :  circonstances exceptionnelles + coronavirus ;
  • les circonstances détaillées et la situation économique à l'origine de la demande ;
  • la période prévisible de sous-emploi, qui peut s'étendre jusqu'au 30 juin 2020 dès la première demande ;
  • le nombre de salariés concernés ;
  • le nombre d'heures chômées prévisionnelles.

Modification des durées du travail et de repos

Dans certaines entreprises relevant de certains secteurs d’activités (déterminés par décret), l’employeur peut modifier les durées maximales de travail (voir tableau ci-après) et  porter la durée du repos quotidien de 11 heures  à 9 heures en informant sans délai et par tout moyen le CSE ainsi que la DIRECCTE. En temps normal, la consultation du CSE doit toujours précédée la décision de l’employeur. Cependant, dans le contexte de crise sanitaire, le CSE rend son avis après la décision de l'employeur. 

Modulation des durées du travail (ordonnance du 25 mars 2020)

Durée Durée maximales
(en heures)
Dérogations possibles
(en heures)
  • Journalière
10 12
  • Hebdomadaire
48 60
  • Hebdomadaire sur 12 semaines consécutives
44 48

 

Recours au télétravail

Le recours brutal au télétravail, sans préparation, n’échappe pas non plus à la procédure de consultation du CSE dans la mesure où cela constitue par une modification importante des conditions de travail pouvant avoir des effets en termes de sécurité et santé physique et mentale (voir article : Faut-il réactualiser le document unique ?)

Sanctions en d’absence  ou irrégularité de consultation du CSE

Le  défaut ou l’irrégularité  de consultation du CSE est susceptible d’avoir des conséquences pour l'employeur : sanctions pénales (délit d’entrave), versements de dommages et intérêts, etc.